Aïe, aïe, aïe… Vous êtes en plein dilemme. Pour cet incentive au Maroc, pas question de se passer de photographe. Mais au prix du billet et de l’hébergement, la note de votre prestataire habituel monte en flèche.

Au fond, tout dépend de deux paramètres : l’endroit où vous allez, et la prestation en question.

Parlons franchement, certains endroits du monde souffrent d’un contrôle plus ou moins clair par des organisation plus ou moins légales, qui font que vous ne trouverez pas une équipe de tournage/boîte d’hôtesses/navette ne vous demandant pas une somme ridicule. Faites votre calcul, et à faible différence, dites-vous que vos prestataires habituels (s’ils sont prêts à vous accompagner) offrent des contrats en béton. Par expérience, les remboursements pour rupture de contrat sont toujours un peu difficiles à obtenir dans un pays où l’on a aucune légitimité. On en revient au rôle fondamental du réceptif qui, s’il est honnête, vous dira franchement si la zone est sous l’influence d’autre chose que la libre concurrence.

Le deuxième paramètre est la nature de la prestation : est-il vraiment raisonnable de faire trimballer par conteneur une centaine de chaises et un desk en plexi pour votre convention à Stockholm ? Certes, la salle n’offre pas les fauteuils Starck auxquels vous êtes habitués. Mais vous cherchiez le dépaysement, non ? Idem pour les traiteurs, n’y pensez même pas (sauf à faire venir leur cuisine, équipements, etc…). Pour les hôtesses, voyez si le prix du billet vous revient moins cher que la mention ‘bilingue français’ sur le contrat des hôtesses locales.

Par contre, je vous avouerai que pour le high-tech, j’ai tendance (avis personnel et donc discutable) à trimballer mon équipe, ne serait-ce que parce qu’il n’y a pas 2 pays dans le monde qui se soient mis d’accord sur les formats vidéo – et que je ne vais pas changer mes lecteurs à chaque convention ! 

Il semble donc qu’en la matière, tout dépende des disponibilités locales et du bon sens. Dans le doute, tournez-vous vers votre réceptif – ou, si vous n’en avez pas, vers le lieu qui vous accueille sur place. Dernier conseil : si le pays comporte une ambassade de France, il doit y avoir une mission économique locale – qui  se fera un plaisir de vous donner son avis sur les prestataires locaux.

A la prochaine,

Lily.

Où trouver la perle rare ? Bonne nouvelle, les meilleurs réceptifs se font connaître par le bouche-à-oreille. Demandez donc autour de vous, quelqu’un a probablement des contacts dans un pays, et ce contact connaît probablement son homologue dans le(s) lieu(x) qui vous intéresse(nt).  Si ce n’est pas le cas, autre bonne nouvelle : votre agence de voyage a forcément des réceptifs dans toutes les zones touristiques du monde.

Vous répugnez à demander cette prestation à votre agence de voyage, qui vous coûte déjà assez cher à votre goût ? Merveille des bonnes nouvelles, en Septembre 2008 se tiendra à Paris le salon Top Résa. Salon professionnel du tourisme d’affaires, il inclut aussi un grand nombre de réceptifs venant travailler leur réseau. Vous n’avez plus aucune excuse.

La prochaine fois, on parle de ces fournisseurs qu’on trimballe à travers le monde, et de ceux qu’il vaut mieux prendre sur place.

A très vite,

Lily.

De deux choses l’une : soit vous avez parfaitement compris le titre de ce billet, auquel cas je déduis sans risques que vous êtes familier avec le concept de ‘réceptif’, et vous pouvez tranquillement vous diriger vers votre page ‘potins’ préférée : ce post ne vous apprendra rien de nouveau.

Si au contraire ce mot ne vous évoque rien, repoussez à plus tard vos investigations sur l’éventuel célibat de Georges Clooney. Un réceptif est un atout capital pour tout voyage à l’étranger.
Sauf à détenir des dons inconnus du commun des mortels, vous ne pouvez pas vous rendre sur les lieux de destination que vous envisagez pour le groupe dont vous avez la charge ET assurer vos fonctions quotidiennes (si tant est que notre métier connaisse un quotidien). Un réceptif est une personne (parfois plusieurs, organisées en agence de réceptifs) située dans un lieu touristique important (une grosse ville, ou tout un pays) et parfaitement au fait des possibilités de tourisme d’affaires offertes par ce lieu.

Le principe est donc le suivant ; en échange soit d’une rémunération (peu fréquent), soit d’un pourcentage sur les prestations que vous contracterez (plus fréquent), elle vous propose (sur la base d’un brief clair et exhaustif, hmmm ?) un certain nombre de prestations (hôtels, animations, restauration, transports, etc…) répondant à vos demandes et contraintes.

Son rôle est absolument décisif dans la réussite de votre événement : outre des possibilités de négociation que vous, étranger, n’auriez jamais pu obtenir, ce réceptif vous offre la garantie de la qualité des prestations. Qui vous dira que tel hôtel berlinois est de bonne qualité, et que tel autre est un hôtel de passe ?

Pour trouver LE réceptif, que vous ne lâcherez plus jamais d’une semelle, je vous donne les astuces au prochain billet. En attendant, faites donc le tour de vos connaissances dans le métier : elles ont sûrement des anecdotes hilarantes à vous raconter… Sur les organisateurs qui pont préféré se passer de réceptif !

Lily.

Pour les courageux qui voudraient se lancer dans la première démarche, je vous signalerai simplement qu’il faut un apport minimal de 99 092 €, et qu’il est nécessaire d’employer «une personne aux compétences certifiées » (entendez bénéficiant de 3 ans d’expérience dans le secteur). S’ajoutent bien d’autres conditions, et une liste impressionnante de justificatifs à fournir. Vous vous sentez une âme de tour-opérateur ? Allez donc faire un tour sur le site de la préfecture de l’Ile-de-France, qui a mis en ligne un formulaire et des explications.

Si vous optez pour la deuxième solution, vous gagnez du temps, prenez moins de risques (le voyagiste est responsable de tout, quoi qu’il arrive), mais vous vous exposez à quelques coûts supplémentaires. En effet, vous n’avez plus qu’à trouver une agence, idéalement spécialisée dans le tourisme d’affaires. Son rôle consistera alors à se porter acquéreur des services de transport (billets, location de bus) et à être responsable de la sécurité et du confort des voyageurs. Mais comme personne ne travaille pour la gloire, une agence prendra (en moyenne, en fonction de la prestation, si elle doit faire les recherches ou si vous lui apportez toutes les informations) entre 5 et 20% du budget final.

J’espère que vous y voyez plus clair. Histoire de rire, la prochaine fois on parlera des réceptifs. En attendant, portez-vous bien.

A plus,

Lily.

Là-bas… Tout est neuf et tout est sauvage…

Bon, trêve de plaisanterie. D’autant que le sujet du jour est très sérieux : après avoir eu les pires difficultés à organiser mon premier événement à l’étranger, j’aimerais bien vous faire part de mes découvertes. Elles sont au nombre de 3, et on commence aujourd’hui par la licence de voyagiste.

Qu’est-ce que c’est que cette bête qui se tortille ? Eh bien tout simplement, la conséquence d’une loi (et même de plusieurs, à commencer par le code du tourisme, la législation de 1994, et les décrets de 2006 réglementant toutes les organisations de voyages) qui stipule que tout le monde ne peut pas s’improviser agence de voyages à l’étranger. Pour cela, il faut une licence d’agent de voyage.

2 possibilités s’offrent donc aux têtus (annonceurs ou agences, pas de dérogation) qui souhaitent organiser un voyage à l’étranger : obtenir cette licence (bon courage) ou sous-traiter la partie voyage à une agence spécialisée.

Au prochain billet, je vous parle en détails des démarches et conditions qui accompagnent chaque possibilité. En attendant, levez un peu le pied, ou vous allez arriver crevés pour vos vacances !

Lily.

C’est la mode, on est au ‘green washing’, tout doit être écolo ou développement durable. Signalons au passage que ces deux concepts, absolument pas incompatibles, sont quand même deux choses complètement différentes.

Je vous parle aujourd’hui des goodies développement durable, c’est à dire qui respectent les ressources de la Terre sur le long terme. Effectivement, tant qu’à réaliser 3000 stylos, autant éviter les matières trop polluantes. Ne comptez pas sur moi pour vous recommander un fabricant en particulier, ils le font TOUS.

Pour les petits budgets, vous pouvez travailler le côté authentique du côté du papier recyclé (crayons, blocs, etc…). Sachez-le, on ne fait pas de goodies développement durable en cachette : il faut que ça se voie, et que votre cible sache que vous êtes une entreprise responsable. Pour un côté plus qualitatif (mais toujours petit budget), essayez donc les stylos en amidon de maïs ou les sacs en pommes de terres (authentique). Attention, le rendu final est vraiment celui du plastique (l’idéal est donc d’insérer un petit mot ou logo explicatif de la matière).

Si vous voulez monter en gamme (et en budget), essayez donc les textiles bio : sacoches de PC pour le cadeau pratique, ou carrément textile d’habillement (polo, écharpe) si vous cherchez un positionnement premium.

Dans tous les cas, attention quand même : faites-vous bien confirmer par votre fournisseur que ces produits sont respectueux de l’environnement, qu’ils ne sont pas à 3 % responsables et à 97 % pétrole, etc… Enfin, tranquillisez-vous, les personnalisations possibles sont les mêmes que pour les goodies traditionnels.

A la prochaine (tiens, de quoi est-ce que je vais bien pouvoir vous parler ? Il y a quelque chose qui vous ferait plaisir ?).

Lily.

Je vais déroger à mes habitudes et vous donner tout de suite les noms des deux pâtissiers où vous pouvez trouver ces petites merveilles : Lenôtre (surprise, hein ?) et la maison La Durée (bah oui, pour des macarons… Mais ils font autre chose, aussi !)

Le principe : toujours pas de logo mangeable à transférer sur les aliments. Ici, le génie de la chose tient dans sa simplicité : on vous propose des macarons aux couleurs de la marque, obtenues d’après la recherche des pâtissiers pour coller au plus près de la charte. Les goûts sont en fonction des couleurs (le bleu s’obtient à partir d’extraits de mûres, n’espérez pas de macarons couleur schtroumph et goût pistache !). Commencez quand même par vous demander si vos couleurs ont vraiment intérêt à être déclinées de la sorte – vous auriez envie d’un macaron couleur caca d’oie ?

Réalisable à partir de 500 boîtes de 8 à 10 macarons, le concept vous permet quand même une personnalisation à l’infini du contenant (boîte en bois, en carton, en plastique, insertion de carte, ruban, etc…). Ca tombe bien, parce que c’est le seul élément qui survivra plus de quelques heures ! Attention quand même au budget, qui tourne aux alentours de 15-20 € la boîte à partir de 500 ex. Mais vous aurez créé la surprise – qui est la condition incontournable de l’impact !

A la prochaine,

Lily.

Hey ! Le croiriez-vous ? La première question de l’histoire de ce blog m’est parvenue aujourd’hui !

La dernière fois, je vous parlais des surfaces de projection du Carrousel. Nico78 a alors très justement posé la question « mais qu’est-ce qu’un infodécor ? ». Eh bien il s’agit d’une excellente question, et je remercie dès maintenant Nico78 de l’avoir posée.

Un infodécor est avant tout un décor, réalisé à partir des techniques de l’infographie (imagerie numérique, en fait). Autrement dit, il s’agit soit d’une vidéo, soit d’une image, créée par un infographiste, qui est projetée sur une grande toile tendue en fond de scène.

Si l’infodécor est une vidéo, vous obtenez donc une image animée. Si l’infodécor est fixe, il s’agit simplement d’un décor projeté. Attention cependant, la projection ne s’effectue pas par devant l’écran : les images sont projetées (au moyen d’un vidéo-projecteur très puissant) par derrière l’écran. Vous évitez ainsi les ombres se découpant sur l’écran (sauf si un petit plaisantin venait à se glisser derrière la scène, entre le vidéo-projecteur et l’écran…).

Ce type de fond est non seulement très courant, mais aussi très pratique : à vous les changement de décor à l’infini sans coûts prohibitifs (autres que ceux de l’infographie), sans problématiques logistiques, sans temps de changement…Vous pouvez même inclure dans votre projection une fenêtre vide, où la régie intègre en temps réel une reprise caméra (donc, vous projetez en grand dans le décor ce qui est tout petit sur scène, comme des slides ou la reprise caméra d’un intervenant).

Et voilà pour la définition du jour ! Je m’excuse encore de ce petit oubli, et on remercie tous Nico78 pour sa curiosité.

A la prochaine, et portez-vous bien.

Lily.

Contrairement au Carrousel dont nous parlions précédemment, il est impossible de privatiser le Lido vide : la maison a une réputation à tenir, et d’importantes équipes à demeure.

Le spectacle : S’il est possible de ne prendre aucun élément du spectacle, c’est dommage. Sachez-le, l’adresse du Lido sur une invitation déchaîne les imaginations, et l’absence totale de spectacle créerait certainement une vraie déception. En revanche, si les danseuses nues derrière leurs plumes manquent du justification stratégique à vos yeux, sachez que le Lido offre un catalogue quasi-inépuisable de numéros aux thématiques variées. Eh oui, on peut aussi danser sur les notions d’envol ou de renouveau. Sans compter l’avantage d’un effet de dynamisation pendant le dîner.

Le repas : Tiens, parlons-en, du contenu de l’assiette. Même si vous avez un traiteur fétiche qui vous suit dans tous vos événements, ici, oubliez-le. Lieu à l’agencement très spécifique, cuisines à l’ancienne… Outre un service parfaitement rôdé aux 1000 couverts synchronisés, les équipes du Lido offrent un choix de menus tout à fait correct. La configuration n’est pas aisée, laissez-donc faire ceux qui en ont l’habitude.

Et la régie ? C’est sans doute là que le bât blesse… Spectacle, repas, vestiaire intégré, bar… Toutes ces prestations sont coordonnées par la régie du Lido. A vous donc de caler votre propre régie (sons, vidéos, slides, discours, montées de scène, etc…) sur la leur, et de mettre en place une coordination absolue. Sans quoi… Bah, une revue qui commence en plein discours d’ouverture, c’est dynamisant aussi !

En bref, un lieu de soirée très prestigieux (d’ailleurs, je vous confirme que le budget est prestigieux aussi) parfait pour une soirée-cadeau ou une phase de valorisation.

A très vite pour de nouvelles aventures,

Lily.

Vous avez lu le titre du billet, et déjà vous envisagez le pire. Les danseuses nues, le style Rococo, une salle bruyante et un budget qui crève le plafond. Si vos a priori ne sont pas totalement infondés, voici quand même quelques éléments pour justifier un événement au Lido.

Où ? Pour ceux d’entre nous qui connaîtraient mal la vie nocturne parisienne, le Lido est au 116 bis avenue des Champs Elysées, dans le huitième arrondissement parisien. Ce détail souligne un problème majeur : comment organiser une soirée tardive dans un lieu sans parking ? Je n’ai pas vraiment de réponse à vous fournir, à part peut-être d’inclure la soirée dans une session de plusieurs jours (et donc d’organiser les retours vers l’hôtel en bus). Sinon, la borne de taxis est à deux pas…

Comment ? Avec une capacité d’accueil de 1000 convives en format cabaret (de toutes façons, vous n’avez pas le choix sur ce point) la salle du Lido cultive son décor baroque. Sans aucune (ou presque) possibilité d’habillage, c’est le lieu rêvé pour une rétrospective, une remise de prix ou une simple soirée-cadeau.

Mais puisqu’on ne va pas au Lido pour le plaisir des lustres et des tentures rouges, mon prochain billet sera consacré aux prestations spécifiques du Lieu. En attendant, profitez-donc du calme d’avant l’été pour souffler un peu – la rentrée sera agitée.

Lily.