Accueillir un VIP : le jour J
Et voilà, vous y êtes, les inscriptions sont closes depuis 24 heures, vous aviez dit au traiteur de prévoir une marge de 10 personnes et ce matin vous avez eu 22 appels de retardataires. Une journée d’événement très normale, à ce détail près que vous ne perdez pas de vue vos angoisses – Mr X aime-t-il le champagne rosé ? Les hôtesses seront-elles capables de résister à l’envie de demander un autographe ? Quelques conseils :-Faites un dernier point avec le traiteur, la sécurité et les hôtesses une heure avant le coup d’envoi. Montrez-leur une photo (toujours utile pour éviter les malentendus), donnez vos dernières consignes, et invitez-les à échanger leurs informations et contraintes : si la sécurité ne laisse approcher personne sans fouille, que les hôtesses se présentent avant, idem si le traiteur souhaite interdire l’accès au « coin cuisine », qu’il laisse les inspections se faire avant, etc…-Faites effectuer une dernière vérification : pas de journalistes aux alentours, si c’est ce qui était convenu, ou au contraire journalistes briefés et prêts à faire crépiter les flash. Idem pour votre photographe.-Demandez à être prévenu quand votre personnalité arrive, et organisez le comité d’accueil. Glissez à votre président quelques mots sur l’actualité et deux ou trois sujets susceptibles d’intéresser son interlocuteur. -Respirez un grand coup, évitez de vous empresser ou de houspiller les hôtesses. Il y a 9 chances sur 10 que votre invité ait surtout envie qu’on le laisse respirer. Dans la même optique, gérez les flots humains qui aimeraient bien échanger quelques mots ou obtenir un autographe. -Par-dessus tout, ne négligez pas les autres invités. C’est avant tout leur événement – qui n’aura servi à rien s’ils se sont sentis éclipsés par la venue de la starlette du coin. Cette présence doit les valoriser EUX, ni lui, ni vous, ni le PDG. -Au moment du départ, assurez le même système qu’à l’arrivée : même comité, même endroit. Si tout s’est bien passé à l’aller, vous êtes à peu près sûr que le retour se passera de la même façon.-En aval de l’événement, faites parvenir une carte de remerciements de la main du président, les retombées presse si les journalistes étaient autorisés, un cadeau personnalisé et ORIGINAL (on reparlera des cadeaux un jour prochain) et une photo souvenir encadrée. Ca fait toujours plaisir, même si elle finit au fond d’un tiroir. Dans le cas contraire, il y a maintenant une photo de votre management accrochée au-dessus d’un bureau célèbre. En bref, respirez. Quand bien même tout irait à la catastrophe (ça peut arriver, et ce n’est pas nécessairement de votre fait), il y a peu de chances que vous ayez droit à une crise de hurlements : les personnalités en vue évitent de passer publiquement pour des tyrans sans éducation. Gardez le moral, vous faites du super boulot. A la prochaine,Lily.
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