Accueillir un VIP – les prestataires.

Toujours dans notre problématique d’anticipation avant la venue d’un VIP, voici les quelques mesures à prendre auprès de vos prestataires. Si certaines informations sensibles sont à garder en interne (concubin, etc…), partagez-en le plus possible avec eux. La confiance fait plaisir, et on travaille mal quand on est dans le noir. -Prévenez vos prestataires au plus vite : ils vous seront reconnaissants du partage d’information, et d’autant plus attentifs au moindre détail. Traiteur : d’après son expérience, est-ce que ce qui était prévu conviendra pour ce cas un peu particulier ? Agence d’hôtesses : Pas de terroriste connu dans leur effectifs ? Elles sont capables de passer la soirée sans demander d’autographe ou de stage ? Profitez-en pour réserver une hôtesse d’accueil supplémentaire, dédiée à tout ce qui touche votre VIP.-Si vous avez un photographe, expliquez-lui le problème, et demandez-lui quel dispositif il vous propose : espace photo à part pour quelques clichés avec le management, au contraire photos dans la foule, de préférence avant que tout le monde ait descendu trois coupes de champagne (évitez les clichés à la descente de voiture).-Sécurité : si on vous a demandé de prévoir un service de sécurité, allez au plus simple : contactez votre correspondant au secrétariat du lieu choisi (musée, salle de conférences, etc…) et demandez-leur si ce genre de problème leur est familier (en général, oui). Voyez s’ils acceptent de se charger de la sécurité (vous gagnez du temps et de l’énergie), et sinon avec qui ils travaillent d’habitude. Vous obtenez ainsi le nom d’un prestataire qui connaît les lieux (capital dans ce secteur) et qui travaille assez bien pour qu’on vous le recommande. De là, laissez-vous guider. C’est leur métier, pas le vôtre.-Voye avec les services administratifs de votre société : c’est anodin, mais votre assureur aimerait certainement avoir des infos de ce genre. La prochaine fois, je vous parle de la conduite à tenir le jour J. A bientôt, Lily.

~ par lilyevent le 21 avril 2008.